Dokumentenmanagement mit PROXESS DMS
Das Archiv ist das Herzstück eines jeden DMS. Hier werden die Dokumente rechtssicher abgelegt und verwaltet.
Der PROXESS Web Client überzeugt mit seiner modernen Oberfläche, komfortablen Suchfunktionen und exzellenten Anzeigefunktionen. Hinzu kommen Bearbeitungsfunktionen wie drucken, per E-Mail versenden, kommentieren und versionieren.
Integrationen in zahlreiche ERP-, FiBu- oder CRM-Systeme sowie die MS Office-Umgebung ermöglichen ein entspanntes Arbeiten in der gewohnten IT-Umgebung.
Was ist ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem bezeichnet eine datenbankgestützte Verwaltung von digitalen Dokumenten. Ziel ist es dabei, alle Schriftstücke und Belege ortsunabhängig unternehmensweit für berechtigte Personen möglichst automatisiert zugänglich zu machen und gleichzeitig rechtssicher und GoBD-konform zu archivieren.
In der Praxis bedeutet das, dass alle Dokumente, egal in welcher Form, von Papierbelegen über PDF-, Windows- oder sonstigen Dateiformaten bis hin zu Dokumenten aus angeschlossenen Systemen wie ERP, CRM oder FiBu in einem gemeinsamen Archiv zusammengeführt werden.
Durch die Indexierung der Dokumente entsteht ein geordnetes, digitales Archiv. Digitale Dokumente mit erkennbarer Indexierung werden automatisiert zugeordnet und abgelegt. Dokumente, die aus angeschlossenen IT-Systemen in das Archiv übergeben werden, werden ebenfalls über Schnittstellen mit passenden Indexdaten übergeben. Notwendige manuelle Indexierungen werden in der Regel vom System funktional unterstützt.
Alle archivierten Informationen und Dokumente sind anschließend über Schlagworte, über eine Volltextsuche oder vorgangsbezogen in Sekundenschnelle auffindbar. Zugriff auf Archiv und Dokumente erhalten alle Berechtigten über einen personalisierten Zugang meist über einen Web Client oder per App mit Smartphone oder Tablet.
Was sind die Vorteile eines DMS?
Die Vorteile eines DMS sprechen für sich:
- Zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf Informationen und Dokumente
- Zugang und Einsicht nur für berechtigte Personen
- Schnelle Suche durch Indexierung; automatisiert und manuell
- Maximale Transparenz und Information durch digitale Vorgangsmappen
- Wegfall von Liegezeiten und Arbeitserleichterung durch automatisierte Info
- Erinnerungs- und Abgleichfunktionen reduzieren Fehler
- Automatisierte Geschäftsprozesse optimieren den gesamten Workflow
- Bessere Zusammenarbeit von räumlich getrennten Teams
- Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien durch Revisionssicherheit des DMS
Funktionen von PROXESS DMS
Komfortable und intelligente Suchfunktionen
Die Schnellsuche a lá Google durchsucht Metadaten und Dokumentinhalte gleichzeitig. Eine automatische Suchwortvervollständigung unterstützt Sie einfach und effektiv bei der Eingabe von Suchbegriffen. Mit der Pfadsuche können Sie sich über hierarchische Verzeichnispfade zu einem Dokument „durchklicken“. Zu jedem gefundenen Dokument kann direkt eine neue verwandte Suche angestoßen oder die Suche weiter verfeinert werden. Der intelligente Dokumentradar zeigt alle Dokumente eines Vorgangs auf einen Blick.
Integrierte Dateianzeige
Es werden über 50 unterschiedliche Dateiformate direkt im Browser angezeigt. Dokumente können gezoomt, gedreht, gedruckt, per E-Mail versendet und exportiert werden. E-Mails und Datei-Anhänge können – genau wie alle anderen Formate – im Originalformat heruntergeladen und bearbeitet werden. Auch innerhalb eines Dokuments finden Sie umfangreiche Volltextsuchfunktionen.
Einfache Archivierung per Drag & Drop
Ziehen Sie Dokumente zur Archivierung einfach per Drag & Drop ins Archiv. Für wiederkehrende Ablageszenarien werden individuelle Schnellablagen mit vorbelegten Indexfeldern eingerichtet.
GoBD-konformes Arbeiten mit Dokumenten
Archivierte Dokumente und Dateien können mit Annotations versehen werden, gedruckt, heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Jede Bearbeitung wird als neue Dateiversion archiviert. So bleibt die Originaldatei unverändert und die rechtskonforme Archivierung ist sichergestellt.
Individuelle Arbeitsumgebung einrichten
Anwender haben unterschiedliche Bedürfnisse an das Archiv. Richten Sie sich einfach Ihre persönlichen Suchmasken und Trefferlisten ein oder wählen Sie die allgemeinen Unternehmensvorlagen.
MS Office und Office 365-Integration
Unsere Office Integration unterstützt Sie bei der individuellen Archivierung und Recherche von Dokumenten in Ihrem persönlichen Arbeitsumfeld. Dokumente können direkt aus Programmen Microsoft Office und Office 365 oder auch direkt aus dem Windows Explorer heraus archiviert werden. Mit der Ad-hoc-Suche kann einfach ein Suchbegriff auf dem Desktop markiert und das Archiv danach durchsucht werden.
Hier finden Sie weitere Informationen zur Integration in Office 365.
Integration in gewohnte Arbeitsumgebung
Archivieren Sie ausgehende Dokumente aus Ihrem ERP-System über eine Standard-Schnittstelle automatisch in PROXESS. Dabei werden die Metadaten als Indexbegriffe automatisch mit dem Beleg verknüpft und an das Archiv übergeben.
Funktionen im Überblick
Saubere Schnittstellen und Integrationen für das Dokumentenmanagementsystem von PROXESS
Bei über 1.800 Kunden sind Softwarelösungen von PROXESS in den Arbeitsablauf der Mitarbeiter integriert, sei es in die eingesetzten ERP-/FIBU-/HR- oder CRM-Systeme oder in die individuellen Apps am Arbeitsplatz wie E-Mail oder MS Office.
Wir realisieren mit unseren Softwarepartnern sinnvolle und effektive Integrationen, damit der Einsatz von PROXESS Lösungen für Sie ein voller Erfolg wird.